Μισείτε να πηγαίνετε σε συναντήσεις; Θεωρείτε ότι είναι χάσιμο χρόνου και χρημάτων; Αν ναι, δεν είσαι μόνος. Μάλιστα, μια μελέτη του Harvard Business Review διαπίστωσε ότι το 67% των εργαζομένων πιστεύει ότι οι συναντήσεις είναι μη παραγωγικές και αναποτελεσματικές.
Οι συναντήσεις είναι σημαντικές για την ολοκλήρωση της δουλειάς, αλλά μπορεί να είναι δαπανηρές. Αν θέλετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση χωρίς να ξοδέψετε χρήματα, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε.
Αρχικά, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες. Το Skype, το Google Hangouts και το GoToMeeting είναι όλα εξαιρετικές επιλογές για την εικονική φιλοξενία μιας συνάντησης. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν η ομάδα σας είναι απλωμένη σε διαφορετικές τοποθεσίες.
Ένας άλλος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρήματα στις συναντήσεις είναι να δημιουργήσετε εκ των προτέρων μια ατζέντα συσκέψεων. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη σύσκεψη σε καλό δρόμο και να αποτρέψετε τη λειτουργία της με την πάροδο του χρόνου. Φροντίστε να στείλετε υπενθυμίσεις και στους παρευρισκόμενους, έτσι ώστε όλοι να είναι προετοιμασμένοι και να γνωρίζουν πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση.
ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να πραγματοποιήσετε με επιτυχία μια συνάντηση χωρίς να ξοδέψετε χρήματα.
Συμβουλές για να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση χωρίς να ξοδέψετε χρήματα
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε συναντήσεις χωρίς να ξοδέψετε χρήματα χρησιμοποιώντας δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες. Το Skype, το Google Hangouts και το GoToMeeting είναι όλες εξαιρετικές επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τα μέλη της ομάδας ή τους πελάτες σας. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ημερήσια διάταξη σύσκεψης εκ των προτέρων για να διατηρήσετε τη σύσκεψη σε καλό δρόμο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε να χρειαστεί να τον φτιάχνετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Τέλος, η αποστολή υπενθυμίσεων στους συμμετέχοντες μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι θα εμφανιστούν πραγματικά στη συνάντηση.
Δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες
Υπάρχουν πολλά δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διεξαγωγή μιας εικονικής συνάντησης. Το Skype είναι μια εξαιρετική επιλογή για τη διεξαγωγή μιας εικονικής συνάντησης. Είναι δωρεάν για λήψη και χρήση και προσφέρει δυνατότητες κλήσης βίντεο και ήχου. Το Google Hangouts είναι μια άλλη δωρεάν επιλογή για διαδικτυακές συσκέψεις. Προσφέρει δυνατότητες κλήσης βίντεο και ήχου, καθώς και δυνατότητα κοινής χρήσης της οθόνης σας με άλλους συμμετέχοντες. Το GoToMeeting είναι μια υπηρεσία επί πληρωμή, αλλά υπάρχει μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδος. Αυτή η υπηρεσία προσφέρει δυνατότητες κλήσης βίντεο και ήχου, καθώς και τη δυνατότητα κοινής χρήσης της οθόνης σας με άλλους συμμετέχοντες.
Όταν επιλέγετε ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο ή υπηρεσία που θα χρησιμοποιήσετε για την εικονική σας συνάντηση, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τις δυνατότητες που χρειάζεστε. Χρειάζεται να μπορείτε να δείτε άλλους συμμετέχοντες; Χρειάζεται να μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της οθόνης σας; Αφού μάθετε ποιες δυνατότητες χρειάζεστε, μπορείτε να επιλέξετε την καλύτερη επιλογή για τη συνάντησή σας.
Δημιουργία ατζέντας συνάντησης
Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της σύσκεψης σε καλό δρόμο. Η ατζέντα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα θέματα που πρέπει να συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη σύσκεψη εστιασμένη και να την αποτρέψετε από το να μεταβεί στις εφαπτομένες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο, όπως τα Έγγραφα Google, για να δημιουργήσετε μια ατζέντα συνάντησης.
Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλα τα σημαντικά θέματα που πρέπει να συζητηθούν στην ατζέντα της συνεδρίασης. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλοι οι συμμετέχοντες βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι τίποτα δεν θα μείνει έξω. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα, έτσι ώστε η σύσκεψη να παραμένει σε καλό δρόμο. Στείλτε την ατζέντα της συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων, ώστε να προετοιμαστούν για τη συζήτηση.
Αποστολή υπενθυμίσεων
Είναι σημαντικό να στέλνετε υπενθυμίσεις στους συμμετέχοντες πριν από τη συνάντηση. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και γνωρίζουν πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση. Επιπλέον, θα σας επιτρέψει να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές ή προσαρμογές στην ώρα και την τοποθεσία της συνάντησης, εάν είναι απαραίτητο. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις.
Ένας τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες, όπως το Skype, το Google Hangouts και το GoToMeeting. Αυτές οι πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να στέλνετε εύκολα προσκλήσεις σε συσκέψεις και υπενθυμίσεις σε μεγάλες ομάδες ατόμων με λίγα μόνο κλικ. Επιπλέον, παρέχουν έναν βολικό τρόπο για τους συμμετέχοντες να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή τους και να προσθέσουν τη συνάντηση στα ημερολόγιά τους.
Ένας άλλος τρόπος αποστολής υπενθυμίσεων είναι μέσω email. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στον λογαριασμό email σας και στη συνέχεια να προσθέσετε όλους τους συμμετέχοντες στη λίστα προσκλήσεων. Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν πρέπει να συμπεριλάβετε συνημμένα ή πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη στην υπενθύμιση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες μαζικής αποστολής αλληλογραφίας, όπως το MailChimp, για να στείλετε υπενθυμίσεις email σε μεγάλες ομάδες ατόμων ταυτόχρονα.
Η αποστολή υπενθυμίσεων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι η συνάντησή σας θα ολοκληρωθεί χωρίς προβλήματα. Σας επιτρέπει να κρατάτε όλους στην ίδια σελίδα και να αποφεύγετε τυχόν εκπλήξεις ή αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Επιπλέον, δίνει στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να προσθέσουν τη συνάντηση στα ημερολόγιά τους, ώστε να μην ξεχνιούνται.
συμπέρασμα
Συμπερασματικά, η διεξαγωγή μιας συνάντησης χωρίς να ξοδέψετε χρήματα είναι δυνατή χρησιμοποιώντας δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες, όπως το Skype, το Google Hangouts και το GoToMeeting. Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε τη συνάντησή σας πιο επιτυχημένη δημιουργώντας μια ατζέντα συνάντησης και στέλνοντας υπενθυμίσεις στους συμμετέχοντες. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια παραγωγική και οικονομικά αποδοτική συνάντηση.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση χωρίς να ξοδέψετε χρήματα. Τα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία και υπηρεσίες, όπως το Skype, το Google Hangouts και το GoToMeeting, διευκολύνουν τη σύνδεση με άτομα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ατζέντα σύσκεψης για να διατηρήσετε τη σύσκεψη σε καλό δρόμο και να στείλετε υπενθυμίσεις στους συμμετέχοντες. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια επιτυχημένη συνάντηση χωρίς να ξοδέψετε δεκάρα.
