Jos olet kyllästynyt kulkemaan kokouspaikkojen ohi vain huomataksesi, että kokous on peruutettu, et ole yksin. Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa on usein vaikea löytää aikaa tavata henkilökohtaisesti. On kuitenkin olemassa joitakin tapoja varmistaa, että kokouksesi onnistuu ilman, että sinun täytyy mennä fyysiseen paikkaan. Näitä vinkkejä noudattamalla voit pitää tuottavia kokouksia poistumatta toimistostasi.
Internetin ansiosta on nyt mahdollista pitää kokous ilman kokouspaikkojen ohittamista. Voit nyt pitää kokouksen missä päin maailmaa tahansa, kunhan sinulla on Internet-yhteys. Tämä on valtava etu, varsinkin jos haluat välttää kokouspaikkojen ohikulkua. Verkkotapaamisella on monia etuja, joita käsitellään tässä artikkelissa.
Jos aiot tehdä onnistuneen verkkokokouksen, sinun tulee noudattaa muutamia tärkeitä vinkkejä. Ensinnäkin on tärkeää, että valitset tarpeisiisi sopivan alustan. Vaihtoehtoja on monia, joten käytä aikaa tutkiaksesi, mikä toimisi parhaiten sinulle ja tiimillesi. Kun olet valinnut täydellisen alustan, on aika alkaa mainostaa kokoustasi. Muista lähettää kutsut hyvissä ajoin, jotta jokaisella on aikaa selvittää aikataulunsa. Ja viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, älä unohda pitää kokousta! Tämä saattaa tuntua järjettömältä, mutta on helppoa jäädä suunnitteluprosessiin kiinni ja unohtaa pitää kokous.
Yhteenvetona voidaan todeta, että online-tapaamiset ovat loistava tapa välttää kokouspaikkojen ohitse. Koska on niin monia etuja ja helppoja vinkkejä seurata, ei ole mitään syytä olla kokeilematta sitä.
Online-tapaamisen edut
Mitä tulee kokouksiin, verkossa tapaamisella on monia etuja henkilökohtaisen tapaamisen sijaan. Ehkä ilmeisin etu on, että voit säästää aikaa ja rahaa tapaamalla verkossa. Sinun ei tarvitse viettää aikaa matkustamiseen tapaamispaikalle ja sieltä pois, eikä sinun tarvitse huolehtia majoitus- tai ruokailukustannuksista.
Toinen verkkotapaamisen suuri etu on, että voit tavoittaa suuremman yleisön. Verkkokokoukseen voi liittyä kuka tahansa, jolla on Internet-yhteys, riippumatta siitä, missä päin maailmaa he ovat. Tämä on ihanteellinen yrityksille, jotka haluavat tavata asiakkaita tai asiakkaita, jotka sijaitsevat eri paikoissa.
Toinen suuri plus online-tapaamisessa on, että voit olla joustavampi ajan kanssa. Verkkokokouksia voidaan pitää milloin tahansa päivällä tai yöllä, joten voit järjestää ne muiden sitoumustesi mukaan. Ja jos jotain ilmaantuu viime hetkellä, online-kokouksen ajoittaminen uudelleen on helppoa minimaalisella häiriöllä.
Lopuksi on syytä huomata, että sinulla on todennäköisesti menestyneempi kokous, jos tapaat verkossa. Tämä johtuu siitä, että ihmiset ovat yleensä sitoutuneempia osallistuessaan verkkokokoukseen, koska he voivat tehdä monia tehtäviä ja osallistua muihin toimintoihin samalla kun he kuuntelevat ja katselevat.
Kuinka tehdä onnistunut online-kokous
Kun pidät kokousta verkossa, sinun on tehtävä muutamia asioita varmistaaksesi sen onnistumisen. Ensinnäkin kokoukselle täytyy olla selkeä tarkoitus. Tämä auttaa sinua päättämään, kuka on kutsuttava ja kuinka kauan kokouksen tulisi kestää. Sinun on myös varmistettava, että kaikki, jotka haluavat olla paikalla, kutsutaan ja voivat osallistua. Tämä tarkoittaa kutsujen lähettämistä etukäteen ja sen varmistamista, että kaikilla on kokoukseen liittymiseen tarvittava tekniikka. Lopuksi sinulla on oltava moderaattori, jotta kokous pysyy raiteilla. Tämä henkilö voi varata aikaa, varmistaa, että kaikki osallistuvat, ja pitää keskustelun keskittyneenä.
Kun olet saanut kaiken selvitettyä, on aika pitää kokous. Pidä kokous mahdollisimman lyhyenä. Ihmisten keskittymiskyky on verkossa lyhyempi kuin henkilökohtaisesti, joten yritä saada kaikki läpi mahdollisimman nopeasti. Jos tarvitset taukoja, tee se. Varmista vain, että kaikki tietävät, milloin tauko on ohi, jotta voit palata töihin. Ja varaudu teknisiin ongelmiin. Murphyn laki määrää, että kaikki, mikä voi mennä pieleen, menee pieleen, joten varmista, että sinulla on varasuunnitelma siltä varalta, että tekniikan kanssa tapahtuu jotain.
Seuraamalla näitä vinkkejä voit varmistaa, että verkkokokouksesi onnistuu ilman, että sinun tarvitsee kulkea kokoussivustojen ohi.
Johtopäätös
Kaiken kaikkiaan online-kokousten järjestäminen voi olla erittäin hyödyllistä ja kätevää. On olemassa muutamia tärkeitä asioita, jotka tulee pitää mielessä, kun verkkokokous onnistuu. Näiden vihjeiden noudattaminen auttaa varmistamaan, että kokouksesi on tuottava ja sujuva.
Kun suunnittelet online-kokousta, on tärkeää pitää kokouksen tarkoitus mielessä. Mikä on kokouksen tavoite? Mitä haluat saavuttaa? Kun tiedät kokouksen tarkoituksen, voit helpommin suunnitella, kuinka se onnistuu.
On olemassa muutamia avaintekijöitä, jotka tekevät tai rikkovat online-kokouksen. Varmista ensin, että kaikki, joiden on määrä olla kokouksessa, voivat todella kirjautua sisään ja osallistua. Tämä saattaa tuntua järjettömältä, mutta se on välttämätöntä. Jos joku ei voi osallistua, se hylkää koko kokouksen.
Toiseksi, kiinnitä huomiota kokouksen teknisiin näkökohtiin. Varmista, että kaikki kuulevat ja näkevät toisensa selvästi. Tämä on toinen niistä asioista, joka kuulostaa itsestään selvältä, mutta voidaan helposti jättää huomiotta.
Kolmanneksi, luo kokouksen asialista ja pysy siinä. Tämä auttaa pitämään kokouksen raiteilla ja keskittyneenä. Voi olla houkuttelevaa poiketa aiheesta, mutta jos pysyt esityslistalla, kokouksesta tulee kaiken kaikkiaan tuottavampi.
Lopuksi muista seurata kokouksen jälkeen. Lähetä pöytäkirjat tai yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla ja ettei mitään putoa halkeamien läpi.
Verkkokokousten järjestäminen voi olla loistava tapa pysyä yhteydessä kollegoihin ja asiakkaisiin ilman, että sinun täytyy kulkea kokouspaikkojen ohi. Noudattamalla näitä vinkkejä voit varmistaa, että verkkokokouksesi ovat onnistuneita ja tuottavia.
Jos etsit vinkkejä kokousten järjestämiseen ilman kokouspaikkojen ohittamista, tämä artikkeli on sinua varten. Kirjoittaja tarjoaa hienoja neuvoja siitä, miten voit varmistaa, että kokouksesi onnistuu ilman, että sinun tarvitsee mennä fyysiseen paikkaan. Noudattamalla tämän artikkelin vinkkejä voit varmistaa, että seuraava tapaamisesi onnistuu ilman, että sinun tarvitsee poistua kotoa tai toimistosta.
