Inhoatko kokouksissa käymistä? Ovatko ne mielestäsi ajan ja rahan hukkaa? Jos näin on, et ole yksin. Itse asiassa Harvard Business Reviewin tutkimuksessa havaittiin, että 67 prosenttia työntekijöistä uskoo, että kokoukset ovat tuottamattomia ja tehottomia.
Kokoukset ovat tärkeitä työnteon kannalta, mutta ne voivat olla kalliita. Jos aiot pitää kokouksen kuluttamatta rahaa, voit tehdä muutamia asioita.
Harkitse ensin ilmaisten verkkotyökalujen ja -palveluiden käyttöä. Skype, Google Hangouts ja GoToMeeting ovat kaikki loistavia vaihtoehtoja kokouksen virtuaaliseen isännöintiin. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos tiimisi on hajallaan eri paikoissa.
Toinen tapa säästää rahaa kokouksissa on laatia kokousohjelma etukäteen. Tämä auttaa pitämään kokouksen raiteilla ja estämään sen jatkumisen ajan mittaan. Muista lähettää myös muistutuksia osallistujille, jotta kaikki ovat valmiita ja tietävät milloin ja missä kokous pidetään.
näitä vinkkejä noudattamalla voit pitää kokouksen onnistuneesti ilman rahaa.
Vinkkejä kokouksen pitämiseen ilman rahaa
Voit pitää kokouksia kuluttamatta rahaa käyttämällä ilmaisia verkkotyökaluja ja -palveluita. Skype, Google Hangouts ja GoToMeeting ovat kaikki loistavia vaihtoehtoja, joita voit käyttää kommunikointiin tiimisi jäsenten tai asiakkaiden kanssa. Lisäksi voit luoda kokouksen esityslistan etukäteen pitääksesi kokouksen ajan tasalla. Tämä voi auttaa sinua säästämään aikaa ja välttämään sen siivettämistä kokouksen aikana. Lopuksi muistutusten lähettäminen osallistujille voi auttaa varmistamaan, että he todella saapuvat kokoukseen.
Ilmaiset online-työkalut ja -palvelut
Saatavilla on monia ilmaisia verkkotyökaluja ja -palveluita, joita voidaan käyttää virtuaalisen kokouksen järjestämiseen. Skype on loistava vaihtoehto virtuaalisen kokouksen pitämiseen. Se on ilmainen ladata ja käyttää, ja se tarjoaa video- ja äänipuheluominaisuudet. Google Hangouts on toinen ilmainen vaihtoehto online-kokouksiin. Se tarjoaa video- ja äänipuheluominaisuudet sekä mahdollisuuden jakaa näyttösi muiden osallistujien kanssa. GoToMeeting on maksullinen palvelu, mutta siellä on ilmainen kokeilujakso. Tämä palvelu tarjoaa sekä video- että äänipuheluominaisuudet sekä mahdollisuuden jakaa näyttösi muiden osallistujien kanssa.
Kun valitset ilmaisen verkkotyökalun tai -palvelun virtuaalikokoukseen, on tärkeää ottaa huomioon tarvitsemasi ominaisuudet. Pitääkö sinun nähdä muita osallistujia? Pitääkö sinun pystyä jakamaan näyttösi? Kun tiedät, mitä ominaisuuksia tarvitset, voit valita kokouksellesi parhaan vaihtoehdon.
Kokouksen asialistan luominen
Kokouksen esityslista on välttämätön kokouksen pitämiseksi raiteilla. Esityslistalla tulee olla kaikki aiheet, joista on keskusteltava kokouksen aikana. Tämä auttaa pitämään kokouksen keskittyneenä ja estämään sen menemisen tangenteille. Voit käyttää ilmaista verkkotyökalua, kuten Google-dokumentteja, luodaksesi kokouksen esityslistan.
Muista sisällyttää kokouksen esityslistalle kaikki tärkeät asiat, joista on keskusteltava. Näin varmistetaan, että kaikki osallistujat ovat samalla sivulla ja ettei mitään jää pois. Voit myös haluta sisällyttää kullekin aiheelle aikajanan, jotta kokous pysyy aikataulussa. Lähetä kokouksen esityslista etukäteen kaikille osallistujille, jotta he voivat valmistautua keskusteluun.
Muistutusten lähettäminen
On tärkeää lähettää muistutukset osallistujille ennen kokousta. Näin varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla ja tietävät milloin ja missä kokous pidetään. Lisäksi sen avulla voit tarvittaessa tehdä muutoksia tai mukautuksia kokouksen aikaan ja paikkaan. Voit lähettää muistutuksia muutamalla eri tavalla.
Yksi tapa on käyttää ilmaisia verkkotyökaluja ja -palveluita, kuten Skype, Google Hangouts ja GoToMeeting. Näiden alustojen avulla voit helposti lähettää kokouskutsuja ja muistutuksia suurille ihmisryhmille muutamalla napsautuksella. Lisäksi ne tarjoavat osallistujille kätevän tavan vahvistaa osallistumisensa ja lisätä kokouksen kalentereihinsa.
Toinen tapa lähettää muistutuksia on sähköposti. Voit luoda kokouskutsun sähköpostitilillesi ja lisätä sitten kaikki osallistujat kutsuluetteloon. Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen, jos haluat sisällyttää muistutukseen liitteitä tai lisätietoja kokouksesta. Voit myös käyttää joukkopostituspalveluita, kuten MailChimp, lähettääksesi sähköpostimuistutuksia suurille ihmisryhmille kerralla.
Muistutusten lähettäminen on loistava tapa varmistaa, että kokouksesi sujuu ongelmitta. Sen avulla voit pitää kaikki samalla sivulla ja välttää viime hetken yllätyksiä tai muutoksia. Lisäksi se antaa osallistujille mahdollisuuden lisätä kokouksen kalentereihinsa, jotta he eivät unohda.
Johtopäätös
Yhteenvetona voidaan todeta, että kokouksen pitäminen ilman rahaa on mahdollista käyttämällä ilmaisia verkkotyökaluja ja -palveluita, kuten Skype, Google Hangouts ja GoToMeeting. Lisäksi voit tehdä kokouksestasi onnistuneemman luomalla kokouksen esityslistan ja lähettämällä muistutuksia osallistujille. Näitä vinkkejä noudattamalla voit pitää tuottavan ja kustannustehokkaan kokouksen.
On monia tapoja järjestää kokous kuluttamatta rahaa. Ilmaiset verkkotyökalut ja -palvelut, kuten Skype, Google Hangouts ja GoToMeeting, tekevät yhteydenpidosta helppoa. Voit myös luoda kokouksen esityslistan pitääksesi kokouksen ajan tasalla ja lähettää muistutuksia osallistujille. Noudattamalla näitä vinkkejä voit pitää onnistuneen kokouksen kuluttamatta senttiäkään.
